電話のかけ方

事前準備はしっかり

かける前に用件、必要書類等をもう一度確認し、メモを準備しておきます。 ※ 用件はあらかじめメモにまとめておくと良いでしょう。

相手の都合を考えて

電話をかけたら、「今、お時間よろしいでしょうか」などと相手に確認してから用件を話します。 ※ 相手が忙しい時には、無理に話さずかけ直すようにしましょう。

はっきりと順序良く

用件は順序良く的確な表現ではっきり話します。※ 電話中に慌てないためにもメモでまとめておきましょう。

内容の確認

要点を復唱し、お互いに理解できているかを確認します。 ※ 日時、数量、金額などの数字、メールアドレスなどのアルファベットは特に注意しましょう。

電話のうけ方

鳴ったらスグに

呼出音が鳴ったらできるだけ早く出ます。 ※３回以上鳴ってしまったら「お待たせしました」と一言そえましょう。

はっきりと順序良く

社名、あいさつはゆっくり・はっきり・さわやかに言います。相手を確認します。
聞き取りにくい場合はそのままにせず聞き直しましょう。 ※ 敬語をしっかりと使いましょう「ございます」が基本です。

メモは正確に

用件はあいづちを打ちながら、要点をメモします。分からないことは、「担当者に代わりますので、しばらくお待ちください」と担当者や上司に取り次ぎます。

内容の確認

メモした要点を復唱しお互いに理解できているかを確認します。最後に所属部門や自分の名前を名乗ります。 ※ 日時、数量、金額などの数字、メールアドレスなどのアルファベットは特に注意しましょう。

挨拶

挨拶は「こちらから先に、明るい表情と、元気な声で、状況に合わせた挨拶」を心掛けていきましょう！相手の存在に気づいたら自分から進んで挨拶をする習慣をつけることをおススメいたします。

表情

職場環境や状況などを考慮する必要がありますが、挨拶では、ときには言葉のやりとりの中身よりも挨拶しているときのあなたの目線や表情などのほうが相手に伝わることもあります。

声

少し高めトーンの声が良いですが、職場環境に適した音量に合わせる必要です。

視線

挨拶をする際は、できれば相手の方向を向いて目をしっかり見るようにしましょう。

敬語

敬語には大きく分けて尊敬語・丁寧語・謙譲語、3つあります。

尊敬語は相手を高く位置づけ、その人を丁寧に扱う言葉で、面接官や上司など目上の方の動作を表現する際に使用します。謙譲語は自分の動作や状態・持ち物などを低く扱う言葉で、面接などで自分の動作を表現する際に使用するため、よく確認しておきましょう。丁寧語とは言葉を丁寧にして、聞き手に敬意を表す表現です。

尊敬語の利用例

• 「人事ご担当の方はいらっしゃいますか？」
• 「面接のお時間を午後に変更していただけますか？」
• 「今、何とおっしゃいましたか？」

謙譲語の利用例

• 「貴重な面接の時間をいただき、ありがとうございます」
• 「◯時に御社へ参ります」
• 「資料を拝見しました」

丁寧語の利用例

• 「面接会場へ◯時に行きます」
• 「明日の予定はいかがでしょうか」
• 「少々考えます」

上座と下座

原則として入り口からもっとも遠い席が一番「上座」です。
また窓から外の景色が見える席、部屋の装飾品や絵画、花などが観賞できる席などが「上座」のポイントです。応接セットなどで長椅子は一般的に「上座」で、一人掛けは「下座」になります。ただし一人掛けでも入り口から一番遠い場合は「上座」になります。
来客が一人の場合は椅子の真ん中を勧めましょう。 ※ 事務所内が応接室の場合は事務机から遠い席が「上座」
下図 上座～下座